为规范学院学术交流活动的管理，促进学术水平的提升，特制订本规定。

第一条 学术活动的类别

本规定所指的学术交流活动包括我院发起主办或与其他单位联合主办的学术会议、教职工参加国内外知名度较高的学术会议、赴国内外学术性访问、举办高水平学术讲座等。

第二条 举办学术会议

（一）举办学术会议的条件

1、会议指导思想、目的和方向明确，会议主题必须对我院科学研究、学科专业建设的发展具有指导与推动作用。

2、会议内容涉及的学科或技术领域在我院有一定的基础，且有一定影响的高质量研究成果。

3、会议所需经费已落实。

4、会议主席团或评审委员会主要成员为有我院人员。

5、会议有我院教职工提供的论文。

（二）举办学术会议的要求：

1、本院所属单位举办或与外单位共同组织学术会议，必须有合法的手续和有关单位的正式批文，并报学校备案。

2、凡在本院举办的学术会议必须坚持以文赴会的原则，一般不邀请、接纳无论文者参加会议。

3、凡在本院举办的学术会议严禁乱收费，必须收取的费用由举办单位将收费报告及收费标准并报学校审批后方可执行。学术会议收取的经费应全部用于会议正常开支。

4、本院所属单位与外单位联合主办的学术会议，一般情况下学院不提供经费资助，如确需学院资助，应提前向学院提出详细的经费报告及资助理由，是否资助由学院党政联席会审批。

（三）学术会议结束后，必须做到：

1、向学校财务处办理经费核销手续；

2、向学校提交一整套会议资料；

3、向学校提交会议总结报告（含经费使用情况）。

第三条 参加国内外学术会议

1、参加国内外学术会议的条件。①会议主题与本院学科专业或工作业务一致，且有会议主办方的正式邀请；②有学术成果赴会；③不影响正常教学或工作，或对教学任务及工作作出合理调整；④履行了正式请假手续。

2、参加国内外学术会议的程序。提交参会申请表及有关证明材料——学校审查（赴国外参加的还需经由国际合作处审查）——主管校领导批准（赴国外参加的需校长批准）——赴会。

3、参加国内外学术会议的要求。①不得参加与会议主题无关的考察与游览活动；②按时与会和返校；③向学校科研处提交一份会议学术信息报告（含图像资料，下同）；④在学院做一次与会议相关的学术交流。

4、符合上述条件者，学院按有关规定报销差旅费和会务费。参加与科研项目相关的学术会议，经费由项目经费列支。

第四条 学术性访问或讲学

1、学术性访问的条件。①学科专业与课程建设急需，且与学校签订了相关协议；②有明确的目的和访学计划；③不影响正常教学或工作，或对教学任务及工作作出合理调整；④目的地及访学对象与访学的目的、计划相关，且具备学术基础和语言基础。

2、学术性访问的程序。严格遵守学校相关文件管理规定。

3、学术性访学的要求。①不得从事与访学无关的活动；②确保访学效果；③提交一份详尽的访学报告；④在学院做一次访学交流。

4、符合上述条件者，学院按学校有关规定报销差旅费和其他相关费用。

第五条 附则

凡担任校外学术机构会员或理事（含会员或理事）以上职务需缴纳会费者，必须持有关证明材料，经学院批准后方可办理相关手续。